چیدمان اتاق کنفرانس، موضوعی است که کمتر به آن توجه شده و ممکن است زمان زیادی را صرف فکر کردن به آن نکنید. یک اتاق کنفرانس باید فضایی باشد که برقراری ارتباط را میان افراد تسهیل کند. جلب توجه کردن اتاق کنفرانس آخرین چیزی است که برای شما اهمیت داشته و باید هنگام چیدمان به آن توجه کنید. طراحی و چیدمان اتاق کنفرانس از آن جهت حائز اهمیت است که چارچوبی را برای کارهایی که باید در آن اتفاق بیفتد، تعیین می‌کند. به بیان ساده‌تر یک اتاق کنفرانس باید ارزش‌ها و الزامات شرکت را منعکس کند و مهم‌تر از هرچیزی باید نیازهای فیزیکی و تکنولوژیکی اعضای تیم را برآورده کند. در بررسی بهترین چیدمان اتاف کنفراس نکات مهمی را با هم بررسی خواهیم کرد.
نکات ارزان و کاربردی در بهترین چیدمان اتاق کنفرانس
طراحی مدرن اتاق کنفرانس نیاز کارمندان امروزی است و اگر فرصتی برای طراحی مجدد اتاق کنفرانس خود دارید، حتما از این فرصت استفاده کنید. در اینجا نکاتی وجود دارد که شما را برای داشتن یک فضای کاملا حرفه‌ای و مناسب راهنمایی می‌کند تا بتوانید با حداقل کارهای ممکن بهره‌وری خود و کارمندان را بالاتر ببرید.
- وسایل صوتی و تصویری مناسب و کاربردی
- فضابندی درست
- رنگبندی مناسب
- مبلمان ارزان و زیبا
- انتخاب اکسسوار
- تجهیزات اداری مناسب فضا
- نور مناسب
- پرده ها
- تعهد به یک سبک
نکته اول در بهترین چیدمان اتاق کنفراس؛ انتخاب کاربردی ترین تجهیزات صوتی و تصویری
تنظیمات و تجهیزات صوتی و تصویری یک اتاق کنفرانس باید به روز بوده و همچنین عملکرد آن‌ها تا جای ممکن آسان و روان باشد. تجهیزات خود را به نحوی انتخاب کنید که مشکلی در سرعت و اتصال برای کنفرانس‌های ویدئویی نداشته باشد. بدیهی است زمانی که تجهیزات شما دارای مشکلاتی در اتصال مکرر هستند، قدیمی شده یا خراب می‌باشند، شما نمی‌توانید از فضای جلسه‌ی خود به نحو احسن استفاده کنید.
شما باید اتاق کنفرانس خود را برای هرگونه استفاده از تجهیزات صوتی و تصویری آماده کنید و این لوازم را به طور مرتب مورد بررسی قرار داده و مشکلات احتمالی را برطرف کنید.
ایده های منحصربفرد اتاق کنفراس با احترام به فضای شخصی
هیچ فردی دوست ندارد وارد یک جلسه‌ی 15 نفره شود که تنها برای 10 نفر جای وجود دارد. اگر افراد وقت و تمرکز خود را صرف پیدا کردن جا یا نحوه‌ی نشستن راحت کنند، توجه کافی به جلسه نخواهند داشت و بهره‌وری جلسه‌ی شما به شکل چشمگیری کاهش پیدا خواهد کرد. تعداد افرادی که در جلسات شما حضور دارند را در نظر گرفته و سپس برای خرید میز و صندلی اقدام کنید. تعداد افراد در اندازه‌ی فضای شما نیز تاثیرگذار است و باید در نظر گرفته شود. اگر دارای مهمانان خارجی هستید یا برخی نشست‌های شما با اضافه شدن افرادی به عنوان مهمان برگزار می‌شود، آن‌ها را نباید از یاد ببرید.
بیشتر بخوانید: راهنما خرید بهترین صندلی کارمندی همراه با معرفی 5 تا از برترین ها
البته این نکته به این معنی نیست که بیش از حد اقدام به خرید صندلی کرده یا میز و اتاقی بسیار بزرگ را برای همایش‌ها مورد استفاده قرار دهید. شما باید بهترین و مناسب‌ترین انتخاب را داشته باشید. اگر فضای کمی دارید می‌توانید طراحی میز و صندلی خود را شخصی‌سازی کرده و به گونه‌ای انجام دهید که حداکثر تعداد را بتواند پذیرا باشد.
رنگ بندی مناسب در بهترین چیدمان اتاق کنفراس
در بهترین چیدمان اتاق کنفرانس خود فراموش نکنید که باید رنگ‌های درستی را انتخاب کنید. کسب و کار شما دارای رنگ‌های خاص خود می‌باشد. علاوه‌بر این دکوراسیون داخلی سازمان یا دفتر شما احتمالا دارای رنگبندی خاصی است که بهتر است برای چیدمان اتاق کنفرانس خود نیز این رنگ‌ها را دنبال کنید. انتخاب رنگ‌ها چندان کار سخت و پیچیده‌ای نیست، اما می‌تواند در روحیه و کار کرد کارمندان تاثیر بسزایی داشته باشد. هرگز از چندین رنگ که با یکدیگر هماهنگی ندارند، استفاده نکنید. این کار اتاق کنفرانس شما را نامرتب نشان می‌دهد که به سرعت در ذهن مخاطب نفوذ می‌کند.
روی مبلمان صحیح سرمایه‌گذاری کنید
در برخی جلسات همگی آرام و بی سر و صدا روی صندلی خود نشسته و کار خود را ادامه می‌دهند، اما در برخی مشاغل ارتباطات و جنبش کارمندان بیشتر است. در این صورت نیاز است که صندلی‌های خود را جابه‌جا کرده و در موقعیت‌های مختلفی قرار گیرید. بنابراین باید در انتخاب مبلمان اداری برای اتاق کنفرانس دقت داشته باشید و آن‌ها را نحوی بچینید که به راحتی بتوان تغییر داد. بهتر است در اینگونه مواقع از مبلمان سبک‌تری استفاده کنید.
سبک متفاوت چیدمان اتاق کنفراس با اکسسوری ها
به راحتی و با ارزان‌ترین اکسسوری‌هایی مانند تابلو، گلدان و آینه می‌توانید اتاق کنفرانس خود را تکمیل کنید. پیشنهاد می‌کنیم از انواع گیاهان طبیعی استفاده کنید تا فضا را برای شما پر نشاط‌تر کنند. اگر نوع کسب و کار شما به گونه‌ای است که می‌توان از تابلوهای مرتبط استفاده کرد، بسیار گزینه‌ی ایده‌آلی است. البته شما می‌توانید از تابلوهای غیرمرتبط نیز استفاده کنید، اما مدل‌هایی که نشان‌دهنده‌ی شغل شما هستند یک ارتباط قوی و خوبی با مراجعه کننده‌ها برقرارا می‌کند. از انواع کنسول و آینه نیز می‌توان در کناری از اتاق کنفرانس استفاده کرد. اگر مهمانان بسیاری در جلسات خود دارید، می‌توانید جدا از میز کنفرانس خود یک میز هرچند کوچک برای پذیرایی آن‌ها نیز در نظر بگیرید.
میز و صندلی کنفراس ضروری ست اما ..
میز و صندلی کنفرانس و تجهیزات صوتی و تصویری از لوازم ضروری هستند که باید در اتاق کنفرانس از آن‌ها استفاده کنید. اما از دیگر مبلمان‌های اداری مانند کتابخانه، فایل‌های اداری و موارد دیگر نیز می‌توان در این اتاق بهره برد. این تجهیزات به شما و کارمندان کمک می‌کند تا مواردی را که نیاز دارید در دسترس خود داشته باشید. به علاوه یک کتابخانه جلوه‌ای بسیار حرفه‌ای و زیبا نیز به اتاق کنفرانس شما می‌بخشد.
بهترین چیدمان اتاق کنفراس با استفاده از نور طبیعی
اگر دوست دارید افراد زمانی که در اتاق کنفرانس هستند احساس راحتی، هشیاری و زنده بودن داشته باشند، اجازه دهید که نور طبیعی وارد فضای شما شود. تابش نور طبیعی موجب بزرگتر به نظر رسیدن اتاق شده و آن را گرم و صمیمی می‌کند. هرگز از افرادی که در یک غار تاریک حضور دارند، نباید انتظار ایده‌های درخشان و جدید داشته باشید.
بیشتر بخوانید: بررسی و معرفی بهترین صندلی اداری به انضمام 10 مدل برتر بازار
پرده‌ها را فراموش نکنید
درست است که اشاره کردیم نور طبیعی باید در فضا باشد تا افراد بتوانند به خوبی فکر کرده و ایده پردازی کنند. اما این بدان معنا نیست که آن‌ها را در جلسات خود با نور آفتاب و گرمای آن آزار دهید. استفاده از پرده‌ها به شما اجازه می‌دهد که در زمان‌های مورد نیاز از شدت نور کاسته و بتوانید آن را مدیریت کنید. ضمن اینکه پرده‌ها یکی از بهترین انتخاب‌هایی هستند که برای جلوه‌ی اتاق کنفرانس خود می‌توانید مورد استفاده قرار دهید.
سبک‌های متفاوت چیدمان اتاق کنفرانس؛ درست یا غلط؟
اشاره کردیم که از رنگ‌هایی هماهنگ با رنگ دیگر چیدمان دفتر خود برای اتاق کنفرانس استفاده کنید. اما این موضوع تنها مربوط به رنگ نمی‌شود. بلکه برای تمامی دکوراسیون این اتاق صادق است. شما باید برای میز و صندلی، پرده، اکسسوری‌ها و هر مورد دیگری که برای اتاق کنفرانس خود بهره می‌برید از یک سبک و طرح پیروی کرده و با اتاق مدیریت، کارمندی و دیگر بخش‌های شرکت شما هماهنگ باشد. این نکته از اهمیت بالایی برخوردار است و باید از ابتدا آن را در نظر داشته باشید.
جمع‌بندی
ممکن است اتاق کنفرانس سازمان یا شرکت شما کمتر مورد استفاده قرار گیرد، اما این بدان معنا نیست که آن را نادیده بگیرید. بلکه یکی از مهم‌ترین قسمت‌های شرکت شما اتاق کنفرانس است. در این فضا باید ایده‌های نوآورانه را ارائه کنید و سرنوشت شرکت خود را رقم بزنید. بنابراین به طراحی و چیدمان آن به خوبی رسیدگی کنید و چنانچه از آگاهی کافی برخوردار نمی‌باشید، می‌توانید از کارشناسان طراحی داخلی کمک بگیرید. آن‌ها به شما کمک می‌کنند که با توجه به بودجه و حداقل‌هایی که در اختیار دارید، یک اتاق کنفرانس کامل و حرفه‌ای داشته باشید.